Accountability og responsibility. Ansvarlighed. Uden ansvarlighed er der ingen vækst. Men der er ofte stor uklarhed om, hvad ansvarlighed er. Læs om forskellen mellem accountability og responsibility, og hvordan man giver og tager ansvar.
Mangel på ansvarlighed i din virksomhed vil hæmme væksten. Man ser det ofte i scale-ups, at der ikke er klarhed over, hvor en persons rolleansvar begynder – og slutter.
Når dette ikke er klart i en scale-up, er der ofte heller ingen forståelse af KPI’erne og målene for hele teamet. Resultatet er, at en performance kultur ikke er mulig – når alt kommer til alt, kan en performance og ownership kultur kun udvikles, når alle mål pr. person er a) klare, b) synlige og c) målbare.
Når der ikke er nogen ansvarlighed
Du skaber ansvarlighed (bl.a.) ved at give alle de rigtige prioriteter og KPI’er, men også ved at gøre dem ansvarlige for resultaterne.
Scale-ups, hvor der er mangel på ansvarlighed i toppen, vil aldrig få ansvarlighed på arbejdspladsen.
To almindelige eksempler er, at man overskrider deadlines og ikke gør arbejdet færdigt i detaljer.
Hvis denne adfærd behandles som en “no big deal” uden nogen konsekvenser, vil den brede sig. Når alt kommer til alt, søger folk ofte den vej, hvor der er mindst modstand. Resultatet bliver, at hele din kultur ændres med nogle “uskrevne regler”:
- Den faktiske deadline i din virksomhed er altid en uge senere end den aftalte deadline.
- 10 minutter for sent til et møde er stadig til tiden.
- At levere halvfærdigt arbejde er bedre end slet ikke at levere noget arbejde.
Overvej de kumulative konsekvenser af ovenstående … som alle starter med en mangel på accountability.
Før vi forklarer, hvordan du kan øge accountability i din virksomhed, vil jeg gerne have, at vi taler det samme sprog om ansvarlighed.
Forskellen mellem ansvarlighed (accountable) og ansvar (responsibility)
Ansvarlighed kan opdeles i to dele: “accountability” og “responsibility”. Oversat til dansk kunne det betyde endeligt ansvar og ansvarlighed. Begge oversættelser dækker ikke helt betydningen. Det er derfor, vi bruger de engelske udtryk accountability og responsibility i denne artikel.
Hvad er definitionen på accountability i en forretningskontekst?
Accountability er:
- forpligtelsen til at tage personligt ansvar for beslutninger og handlinger og gøre aftalte resultater gennemsigtige,
- inden for den rolle, en person udfører i en virksomhed, og
- dermed fuldt ud acceptere alle positive og negative konsekvenser.
Der er altid kun én person, der er accountable for et resultatområde. Resultatområdet kan være enormt: hele virksomheden. CEO’en (ofte virksomhedsejeren) er accountable for hele virksomhedens resultater. Accountability og responsibility falder sammen, når man arbejder alene.
Når du uddelegerer, deles accountability og responsibility pludselig op. Med uddelegering forbliver accountability hos dig, og du uddelegerer responsibility. Et resultatområde er så mindre: f.eks. salg for region Nordjylland.
Hvis du er leder af et resultatområde, er du accountable. Dine medarbejdere er responsible for deres delområder. Accountable (eller i sidste ende ansvarlig) betyder:
Den person, der er (ultimativt) ansvarlig, autoriseret og godkender resultatet. Når det gælder, skal han/hun kunne træffe den endelige afgørelse, have vetoret. Kun én person er ansvarlig for et resultatområde.
Medarbejderen er responsible. Det betyder følgende:
Den person, der har ansvar for implementeringen. Ansvaret gives til den person, der er ansvarlig.
En person, der ikke er ansvarlig, har undskyldninger. Det kan du se ved, at personen ikke handler i tide. Men du bemærker det mest med ord. “Ja, men…”, “Det er ikke min skyld” og “Hvis de havde fortalt os det tidligere…”.
Med 100 % ansvar er der 0 % undskyldninger. Nogle medarbejdere vender det om. Tager 0 % ansvar og kommer med 100 % undskyldninger. En blanding er selvfølgelig mulig. Hurtig vækst uden drama er kun mulig med A-spillere (se artikel 1 i denne blogserie). A-spillere tager 100 % ansvar og har 0 % undskyldninger.
Trin 1: Grundlaget for en accountability kultur
Hvordan øger du som leder ansvarsfølelsen hos dig selv og dine medarbejdere? Et par tips:
- klare scorecards med klare beskrivelser af roller, udfald og resultatområder.
- klare mål. Formuler klare mål for hvert kvartal og for hver rolle, og spørg, hvordan det går med at nå dem. A-spillere er ivrige efter at nå deres mål.
- klare key performance indicators (KPI’er), der gør dit bidrag og din indsats gennemsigtig. Link standarder til nøgletallene.
- klar kommunikation. Tal direkte til hinanden om opnåede eller manglende forpligtelser, handlinger og bidrag. Vent ikke til næste evaluering.
- klar problemdefinition. En del af kommunikationen. Hvis der opstår et problem, skal du først tage dig tid til at beskrive problemet ordentligt. Derefter skal du løse det pågældende problem. I praksis reagerer folk ofte på symptomer på et underliggende problem og finder på ad hoc-løsninger. De opmuntrer til at bruge kneb.
- klart ansvar. Du skal ikke bare overtage ansvaret. Hvis du uddelegerer, vil dine medarbejdere vokse, hvis du også lader dem fejle. I det øjeblik den ultimative leder så “kortvarigt” tager over, skabes der plads til bedrag.
Trin 2: ændr din kultur med quarterly rocks og OKR'er
I vores Vækstprogram lærer vi scale-ups at arbejde med såkaldte quarterly rocks: 3-5 kvartalsmål, pr. team og pr. person, med en 100 % klar beskrivelse af slutresultatet (‘definition of done’).
Det er prioriter, der arbejder “på” din virksomhed eller dit team.
Vi anbefaler at konkretisere Quarterly Rocks med et simpelt system, som bl.a. Google og LinkedIn arbejder med: OKR’er.
OKR’er hjælper dig med at realisere kvartalsvise prioriteter. OKR står for Objectives and Key Results (mål og nøgleresultater). Det forvandler et stort mål til små og målbare skridt. Det gør det lettere at begynde at realisere rocks. Og lettere at kommunikere med kollegerne om, hvor man står.
Objective er det ambitiøse mål, du ønsker at opnå. Det er selvfølgelig Quarterly Rock. Key Results er skridtene mod det mål. Key Results beskriver, hvordan man kommer derhen. Du skalerer fremgangen på hvert Key Result mellem 0 % og 100 %. Hvis der intet er gjort, er det 0 %. Helt færdigt er 100 %. Du beskriver fremskridt på denne måde på ugentlig basis. Og i slutningen af kvartalet. Resultater på omkring 70 % og derover er fine. Er alt på 100 %? Så er du ikke ambitiøs nok.
Seks tips til at arbejde med quarterly rocks og OKR'er:
- Begræns dig til en håndfuld Quarterly Rocks: 3 til 5. En Quarterly Rock og Objective er identiske fra nu af.
- Quarterly Rocks er ambitiøse og bidrager til virksomhedens vision (BHAG).
- Op til 4 Key Results pr. Objective.
- OKR’er er offentlige: Enhver medarbejder kan se dem for alle kolleger.
- værdisæt fremskridt for hvert Key Result hver uge med en værdi mellem 0 og 100 %.
- Det handler ikke om at få 100 % i alt. Et resultat på omkring 70 % er fint. Hvis det er 100 %, så kunne det være mere ambitiøst.
Tre eksempler:
Objective = Quarterly Rock: 200 deltagere til event X den 9. marts
- KR: rekrutteringshjemmeside med betalingsmodul klar
- KR: at poste rekrutteringsopslag på de sociale medier hver dag (LinkedIn)
- KR: 3 strategiske partnere inkluderer det i deres kommunikation
- KR: banner ads på 3 vigtige hjemmesider for vores målgruppe, såsom Sprout
Objective = Quarterly Rock: Implementering af et nyt CRM-system
- KR: leverandør valgt
- KR: CRM-system implementeret
- KR: data konverteret
- KR: brugere uddannet
Mål = Quarterly Rock: general manager ansat
- KR: scorecard klar + rekrutteringsbureau(er) valgt
- KR: minimum 5 ansøgere i Topgading-processen
- KR: deep dive med foretrukken kandidat
- KR: kontrakt forhandlet og underskrevet
Du kan måle og evaluere fremskridt på følgende måde (dette er en mulig status i den 3. uge af kvartalet):
Objective = Quarterly Rock: Implementering af et nyt CRM-system (15 %)
- KR: leverandør valgt (80 %)
- KR: CRM-system implementeret (10 %)
- KR: data konverteret (0 %)
- KR: brugere uddannet (0 %)
Rockefeller Habits og OKR’er er en stærk kombination, der gør det lettere og sjovere at nå flere kvartalsmål.
OG NU DIG
Accountability og responsibility handler begge om ansvarlighed. At give og tage ansvar på den rigtige måde er en af de vigtigste forudsætninger for hurtig vækst uden drama.
Den bedste måde at skabe en kultur med accountability en responsibility på er at arbejde med kvartalsvise mål, som udvikles til key results, der er synlige for ALLE i virksomheden.
Kom godt i gang!
